Budaya Institusi Suatu Usaha Menuju Perubahan

Mengubah budaya korporat pada dasarnya mengubah kebiasaan (yaitu bagaimana pekerjaan diselesaikan) dalam suatu institusi dan jika berhasil menghasilkan komitmen-komitmen baru, empowerment sumber daya manusia, dan ikatan yang lebih kuat antara institusi dengan pelanggannya (Porter dan Parket 1992). Setelah nilai-nilai baru terbentuk dan budaya korporasi disepakati menjadi bagian dari strategi korporat, institusi perlu terus memperkuatnya agar ia menjadi tradisi baru yang benar-benar mampu memberikan jawaban terhadap perubahan.

 

 

Adakalanya nilai dan budaya yang selama ini ada dianggap belum dapat memenuhi dinamika perubahan yang terjadi di dunia “Academic, Business and Goverment (ABG)”. Di atas kertas, mungkin suatu institusi sudah mencantumkan dan mengkampanyekan nilai-nilai institusi, namun kenyataannya hal tersebut mungkin tidak atau belum pernah dilaksanakan oleh staf dan karyawan. Dalam proses perubahan budaya perusahaan hal yang sering kali ditemui adalah upaya yang dilakukan bukan membawa perubahan perilaku dalam organisasi tetapi justru memukul perusahaan tersebut ke belakang atau malah tidak menghasilkan apa-apa. Hal ini mungkin karena upaya yang dilakukan masih terjebak dalam sebuah formalitas. Dalam proses perubahan budaya perusahaan di hal itulah yang ditakutkan akan terjadi dan menjadi sebuah pengulangan dari kesalahan-kesalahan banyak institusi dan perusahaan lainnya.

 

#ManajemenPembebas Nilai dan Budaya Institusi: Sebuah Contoh Rekomendasi Agar Diimplementasi

Pendahuluan
Tujuan dari penyusunan sebuah dokumen “Filosofi dan Rekomendasi Nilai dan Budaya Institusi Bagi Staf dan Pimpinan” adalah untuk  memberi pijakan Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi. Rekomendasi ini akan memenuhi kebutuhan  untuk merespon perlunya referensi, sosialisasi dan implementasi  memungkinkan organisasi untuk melaksanakan  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi”.

 

Ringkasan Rekomendasi
Rekomendasi “Nilai dan Budaya Institusi” akan bermanfaat untuk Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi   sebagai berikut :
  1. Nilai dan Budaya  merupakan sebuah tranformasi sehingga akan menjadi “Strategic Value & Culture” jangka panjang dalam rangka mengembangkan  sebagai institusi terkemuka di Indonesia dan Asia Tenggara. 
  2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dengan transformasi ke arah pengembangan organisasi dan institusi sehingga  dapat lebih efektif dan efisien.
  3. Merancang sebuah Kerangka Kerja (Framework) dan Peta Jalan (Roadmap)  “Nilai dan Budaya Institusi” untuk melayani karyawan dan semua Pemangku Kepentingan (Stakeholder) .
  4. Program sosialisasi dan implementasi   sebagai “Nilai dan Budaya Institusi ” bertujuan untuk membangun dan meningkatkan  kapasitas (Capacity building) organisasi dan Institusi dengan tujuan spesifik sebagai berikut:
  • Merancang pemberdayaan pimpinan dan staf yang handal untuk sosialisasi dan implementasi.
  • Merancang proses dan teknologi untuk mengimplementasikan.
  • Merancang model dan tata kelola organisasi yang mendukung sosialisasi dan implementasi.
  • Terciptanya model pebelajaran dan manajemen pengetahuan dalam pengembangan.
  • Mengembangkan Studi Kasus dan “Best Practice” untuk sosialisasi dan implementasi  
Sesuai dokumen “Nilai dan Budaya Institusi ” yang kami susun untuk Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi , untuk Tahap-1  akan dilaksanakan:
  1. Menyediakan SDM, proses dan alat/ sarana untuk mengevaluasi “Nilai dan Budaya” sebelumnya.
  2. Menyediakan sumber daya untuk merancang dan menerapkan  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi”.
  3. Menerapkan aplikasi  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi ” beserta komponen standar yang dibutuhkannya.
  4. Membuat Kerangka Kerja (Framework) dan Peta Jalan (Roadmap)  yang dipilih, serta memberikan pendampingan untuk piloting implementasi  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi ”. 
Langkah-langkah ini sesuai dengan rencana  yang disetujui oleh semua pemangku kepentingan, sebagai bagian Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi untuk menyongsong pengemangbangan SDM (Human Capital Develoment) sebagai modal utama institusi.

 

Formulasi Strategi: Jaminan Menuju “Kemenangan” Manajemen

           

Perumusan strategi atau formulasi strategi merupakan proses penyusunan langkah-langkah ke depan yang dimaksudkan untuk membangun visi dan misi organisasi, menetapkan tujuan strategis dan keuangan perusahaan, serta merancang strategi untuk mencapai tujuan tersebut dalam rangka menyediakan customer value terbaik.

Morton (1996 : 17-22) mengatakan bahwa ada keterikatan yang saling menunjang antara Struktur  Organisasi & Budaya Perusahaan, Teknologi, Peran Individu, Struktur Organisasi dan Proses Manajemen yang dipengaruhi oleh Lingkungan Sosio-Ekonomis External dan Lingkungan Teknologi External dalam metodologi pembentukan Strategi Formulasi seperti digambarkan dalam gambar berikut:

Untuk itu, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan perusahaan sebagai berikut :

  1. Identifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan pada masa depan. Tentukan misi perusahaan untuk mencapai visi yang dicita-citakan dalam lingkungan tersebut.
  2. Lakukan analisis lingkungan intern dan ekstern untuk mengukur kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi perusahaan dalam menjalani misi dan  meraih keunggulan bersaing (competitive advantage).
  3. Rumuskan faktor-faktor penting ukuran keberhasilan (key succes factors) sesuai dengan perubahan lingkungan yang dihadapi.

Tentukan tujuan dan target terukur, identifikasi dan evaluasi alternatif strategi dan rumuskan strategi terpilih untuk mencapai tujuan dan ukuran keberhasilan. Dalam tahap ini penyusun strategi harus melakukan analisis terhadap opsi yang dimiliki perusahaan dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki dengan fakta ekstern yang dihadapi. Tentukan strategic option yang paling dikehendaki diantara opsi yang ada sesuai dengan misi organisasi. Tentukan tujuan yang bersifat jangka panjang dan strategi utama untuk mencapai opsi yang paling dikehendaki. Tentukan target tahunan dan strategi jangka pendek yang sesuai dengan tujuan jangka panjang dan strategi utama.  

<iframe width=”600″ height=”400″ src=”http://www.youtube.com/embed/8DllJxaaUGc” frameborder=”0″ allowfullscreen></iframe>

 


Nilai dan Budaya Perusahaan: Perpaduan Antara “Pedal Gas dan Rem” Kelangsungan Institusi

 

Sebuah sistem nilai adalah seperangkat nilai-nilai etika yang konsisten (lebih spesifik lagi, nilai-nilai pribadi dan budaya) dan langkah-langkah yang digunakan untuk tujuan integritas etis atau ideologis. Sistem nilai yang didefinisikan dengan baik adalah sistem moral (Code of Conduct) dari suatu institusi.  

 

Pribadi dan Komunitas 

Satu atau lebih orang dapat memegang sistem nilai. Demikian juga, sistem nilai dapat diterapkan pada salah satu atau banyak orang. Sebuah sistem nilai pribadi dipegang oleh dan diterapkan pada satu orang saja. Sebuah sistem nilai budaya komunitas dipegang  dan diterapkan pada intitusi/kelompok masyarakat. Beberapa sistem nilai komunitas yang tercermin dalam bentuk moral hukum atau hukum positif.

 

Sistem Nilai Perusahaan

Fred Wenstop dan Arild Myrmel mengusulkan struktur untuk sistem nilai perusahaan yang terdiri dari tiga kategori nilai yang komplementer dan disandingkan pada tingkat yang sama sebagai berikut:

·         Kategori pertama adalah nilai Nilai Inti yang mengatur sikap dan karakter organisasi, dan sering ditemukan di bagian-bagian tentang Kode etik pada institusi. Filosofis nilai-nilai dari Anteseden ini, yang sering dikaitkan dengan etika Kebajikan Aristoteles.

·         Kategori kedua adalah Nilai yang dilindungi melalui peraturan, standar dan sertifikasi. Hal ini sering berhubungan dengan bidang-bidang seperti kesehatan, lingkungan dan keamanan.

·         Kategori ketiga  adalah Nilai  yang Diciptakan dari nilai-nilai stakeholders termasuk pemegang saham yang diharapkan sebagai imbalan atas kontribusi mereka kepada perusahaan.

Nilai-nilai ini tunduk pada “trade-off” atau proses tawar-menawar oleh pengambil keputusan atau pemangku kepentingan. Proses ini sering dijelaskan lebih lanjut dalam teori Pemangku Kepentingan (Stakeholder).  

 

1. 

1.1. 

1.2. 

Konsistensi

Sebagai anggota kelompok, masyarakat atau institusi, seseorang dapat memegang kedua sistem nilai pribadi dan sistem nilai komunal pada saat yang sama. Dalam hal ini, dua sistem nilai (satu pribadi dan satu komunal) secara eksternal konsisten asalkan mereka tidak ada kontradiksi atau pengecualian diantara mereka.

Sebuah sistem nilai dalam dirinya sendiri secara internal konsisten ketika nilai-nilainya tidak bertentangan satu sama lain dengan nilai perusahaan serta cukup untuk digunakan pada semua situasi dan diterapkan secara konsisten.

 

 

Saat ini Institusi  dituntut untuk mengikuti perkembangan zaman. Kemampuan menyikapi tantangan dan tren yang dibawa oleh zaman akan sangat menentukan apakah sebuah institusi dapat tetap kompetitif atau kehilangan pasar. Tantangan dan tren inilah yang memaksa dan mengharuskan institusi untuk menerapkan logika korporasi, dengan mengedepankan prinsip-prinsip efisiensi pembiayaan, memperhitungkan setiap risiko (Calculability), dan kemampuan untuk memprediksi tantangan dan tren ke depan (Predictability).

Maka tidak heran apabila peran seorang pemimpin institusi semakin menyerupai manajer perusahaan, dan manajemennya makin menitikberatkan pada akuntabilitas. Salah satu dampak dari perubahan ini adalah bergesernya fokus institusi dari sasaran utamanya tidak hanya Civitas Akademika ITB sebagai konsumen internal, namun juga konsumen eksternal dari kalangan “Academic, Business and Goverment (ABG)”. Karena di sini konsumen ada pada posisi produk yang dihasilkan oleh seluruh proses yang ada di institusi.

Proses bisnis (Business Process) sangat ditentukan oleh bagaimana cara menanganinya atau mengelolanya. Jika manajemen sebuah institusi yang dipimpin oleh seorang pemimpin itu bagus, sebagai akibat penerapan nilai dan budaya perusahaan yang konsisten serta berkelanjutan maka otomatis produk atau jasa yang dihasilkannya juga bagus. Jadi sesungguhnya sasaran akhirnya tetap mengarah pada konsumen baik internal maupun eksternal.

Tuntutan kualitas institusi yang bermutu dan terjangkau dapat menyulitkan institusi dalam mendesain, baik program maupun kepastian produk dan jasanya agar dapat diterima pasar. Setiap institusi memiliki problem tersendiri. Dan pada saat yang sama, kalangan “Academic, Business and Goverment (ABG)” juga mempunyai masalah dan isu yang berkaitan dengan kebutuhan tenaga di bidang IT dan Manajemen yang semakin besar. Strategi yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut bergantung pada kondisi struktur dan kepemimpinan di tingkat lokal dan latar belakang kalangan “Academic, Business and Goverment (ABG)” itu sendiri. Segenap potensi sumber daya institusi seharusnya dapat digunakan untuk memperbarui, memvalidasi, dan memperluas wilayah keilmuan dan kepakaran yang bersifat humanis dengan menggunakan metode-metode pengetahuan standar.

“Sebuah pertanyaan kritis muncul berkaitan dengan fenomena perusahaan dengan excellent performance seperti GE, Sony, Toyota, atau IBM: bagaimana perusahaan-perusahaan tersebut mampu bertahan puluhan bahkan ratusan tahun dan selama waktu tersebut mampu secara konsisten mempertahankan kinerjanya yang excellen? Bagaimana mereka bisa demikian adaptif, kuat, dan tegar menghadapi sebesar apa pun hempasan perubahan lingkungan bisnis? Begitu juga bagaimana mereka bisa demikian inovatif dan mampu dengan cepat memanfaatkan peluang-peluang bisnis baru dan reinventing the industry yang menjadi basis dan menentukan masa depannya?”

 Jawaban yang tepat dalam kacamata Hermawan Kartajaya terhadap hal tersebut adalah karena mereka mempunyai tiga komponen inti dari sebuah perusahaan: yaitu inspirasi, kultur, dan institusi yang kokoh. Ketiganya harus padu satu sama lain.

Maka untuk membangun sebuah “Corporate Value and Culture” dalam institusi, pertama adalah usaha mengenali, menemukan, menyadari dan menguraikan budaya perusahaan yang build-in dalam organisasi tersebut. Kemudian menetapkan sasaran yang jelas dan terukur. Sasaran program, dan sasaran kultural yang berupa keyakinan, sikap maupun perilaku.

Dilanjutkan dengan perencanaan dan penerapan dari tindakan-tindakan yang secara ideal akan mewujudkan perubahan pada empat dimensi, yaitu pada individu, pada anggota tim sekerja, pada pimpinan, dan organisasi secara proses, sistem, kebijakan dan struktur.

 Untuk itu karena “cara bekerja” sebuah organisasi harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang terus berubah, maka usaha untuk membentuk “Corporate Value and Culture” sebaiknya ditinjau sebagai suatu sistem. Timbal balik sebaiknya diperoleh secara berkala guna meninjau kembali kecocokan dari asumsi semula dan menyesuaikan tindakan selanjutnya. Selain itu setiap pemimpin harus memikul beban untuk membentuk atau memelihara “Corporate Value and Culture” sesuai dengan otoritasnya. Ia merupakan penerjemah bagi bawahan di unit kerjanya. Terjemahannya itu tentu dipengaruhi oleh apakah ia mengerti dan menerima nilai dan budaya makro dari perusahaannya. Bila sudah jelas, ia wajib memelihara, menguatkan dan mempertimbangkannya dalam setiap ketetapan dan kebijaksanaan perusahaan. Bila setiap manager mampu untuk menerjemahkan “nilai dan budaya makro” institusi menjadi suatu “nilai dan budaya mikro” di unitnya masing-masing, maka institusi itu akan seperti berlian: satu badan tetapi banyak segi. Adapun institusi yang memiliki Corporate Value and Culture” yang positif ibarat berlian yang tetap diasah dengan baik: meski banyak segi, cahayanya dapat menyatu.  

<iframe width=”600″ height=”400″ src=”http://www.youtube.com/embed/6AFn0vFtLC0″ frameborder=”0″ allowfullscreen></iframe>

Manajemen: Peran Masif Manajer Kreatif Agar Tetap Kompetitif

Manajemen kreatif bertujuan untuk mengubah organisasi melalui perubahan cara mereka dijalankan, dengan membuka iklim dan gaya manajemen, meningkatkan partisipasi dan memberikan lebih banyak kebebasan pada karyawan  untuk cara-cara yang akan dicapai, misalnya pengembangan produk baru.

Manajer kreatif  mengelola orang secara efektif dan memiliki pendekatan kreatif untuk masalah organisasi berfokus pada:

  • Pemecahan dan kerja sama tim
  • Mencapai inovasi dan keunggulan kompetitif
  • Memetik manfaat & keuntungan dengan meningkatkan “tingkat” kreativitas dalam organisasi.

KARAKTERISTIK MANAGER KREATIF:

  1. Bersedia untuk menyerap risiko yang diambil oleh bawahannya ==> Merasa nyaman dengan ide-ide yang baru dikembangkan ==> Mampu membuat keputusan yang cepat ==> Mereka adalah pendengar yang baik.
  2. Tidak memikirkan kesalahan masa lalu ==> Menikmati pekerjaan mereka ==> Mengharapkan bawahan untuk berhasil ==> Memanfaatkan kekuatan bawahan

Lebih lanjut dapat dibaca di bawah ini:

[slideshare id=10683563&doc=thecreativemanager-16sep11-111224211338-phpapp02]

Manajemen: Kreatifitas dan Inovasi Nyawa Suatu Institusi dan Organisasi

Orang sering mengartikan berpikir kreatif hanya untuk pekerjaan yang ada hubungannya dengan seni. Ini adalah salah persepsi dan miskonsepsi. Dr. Edward de Bono, pakar dunia tentang berpikir kreatif mengatakan, kualitas berpikir kita menentukan masa depan kita. Edward De Bono lahir di Malta, dan lulus sebagai dokter dan psikologi. Kemudian bekerja di bidang medis selama 48tahun. 
Banyak persepsi yang terbentuk sekarang ini, yang menyatakan bahwa Kreatifitas itu adalah bawaan dari lahir atau bakat alami. Tetapi menurut pendapat Edward De Bono, Kreatifitas itu bisa dirancang. Otak manusia tidak dirancang untuk menjadi Kreatif. Otak dirancang untuk membuat pola-pola rutin, lalu mengenakannya serta mengikuti pola-pola tersebut.Itulah mengapa hidup itu mudah dan memungkinkan. Boleh jadi kita memerlukan pola-pola rutin itu sebesar 98% selama hidup ini dan hanya 2% untuk menjadi kreatif.
Pada tahun 1970-an dia mengubah persepsi orang tentang kreativitas dengan konsepnya Lateral Thinking. Pada dasarnya otak tidak didesain untuk kreatif. Namun dengan penerapan tools dari Lateral Thinking tools, otak dapat dilatih untuk bergerak menyamping dari pola yang sudah ada. Akibatnya ini akan membuka persepsi, konsep dan gagasan-gagasan baru.
Apa beda kreativitas dengan inovasi bagi suatu Institusi dan Organisasi? Kreativitas adalah proses melahirkan ide atau gagasan. Proses ini merupakan perpaduan dari motivasi, waktu, usaha dan pengetahuan. Sementara inovasi sering kali diartikan sebagai ide yang aplikatif dan tindakan yang mendatangkan hasil. Kreativitas adalah produk berpikir divergen, sedangkan inovasi adalah hasil dari berpikir konvergen. Atau sederhananya, kreativitas untuk menciptakan sesuatu yang baru, sedangkan inovasi menciptakan hal yang berbeda dari yang sebelumnya sudah ada. Kreativitas saja, dalam artian penciptaan ide ide baru, tidaklah mencukupi. Yang kita butuhkan adalah inovasi yaitu bagaimana caranya menerjemahkan sebuah ide (entah itu ide lama atau baru) kedalam sebuah tindakan. Inovasi lahir dari gabungan pengetahuan yang sudah ada dan pengembangan pengetahuan yang baru.
Untuk selanjutnya silahkan baca presentasi saya di bawah ini:
[slideshare id=10683592&doc=creativemanagement-23sep11-111224213330-phpapp01]