#ManajemenPembebas Nilai dan Budaya Institusi: Sebuah Contoh Rekomendasi Agar Diimplementasi

Pendahuluan
Tujuan dari penyusunan sebuah dokumen “Filosofi dan Rekomendasi Nilai dan Budaya Institusi Bagi Staf dan Pimpinan” adalah untuk  memberi pijakan Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi. Rekomendasi ini akan memenuhi kebutuhan  untuk merespon perlunya referensi, sosialisasi dan implementasi  memungkinkan organisasi untuk melaksanakan  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi”.

 

Ringkasan Rekomendasi
Rekomendasi “Nilai dan Budaya Institusi” akan bermanfaat untuk Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi   sebagai berikut :
  1. Nilai dan Budaya  merupakan sebuah tranformasi sehingga akan menjadi “Strategic Value & Culture” jangka panjang dalam rangka mengembangkan  sebagai institusi terkemuka di Indonesia dan Asia Tenggara. 
  2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dengan transformasi ke arah pengembangan organisasi dan institusi sehingga  dapat lebih efektif dan efisien.
  3. Merancang sebuah Kerangka Kerja (Framework) dan Peta Jalan (Roadmap)  “Nilai dan Budaya Institusi” untuk melayani karyawan dan semua Pemangku Kepentingan (Stakeholder) .
  4. Program sosialisasi dan implementasi   sebagai “Nilai dan Budaya Institusi ” bertujuan untuk membangun dan meningkatkan  kapasitas (Capacity building) organisasi dan Institusi dengan tujuan spesifik sebagai berikut:
  • Merancang pemberdayaan pimpinan dan staf yang handal untuk sosialisasi dan implementasi.
  • Merancang proses dan teknologi untuk mengimplementasikan.
  • Merancang model dan tata kelola organisasi yang mendukung sosialisasi dan implementasi.
  • Terciptanya model pebelajaran dan manajemen pengetahuan dalam pengembangan.
  • Mengembangkan Studi Kasus dan “Best Practice” untuk sosialisasi dan implementasi  
Sesuai dokumen “Nilai dan Budaya Institusi ” yang kami susun untuk Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi , untuk Tahap-1  akan dilaksanakan:
  1. Menyediakan SDM, proses dan alat/ sarana untuk mengevaluasi “Nilai dan Budaya” sebelumnya.
  2. Menyediakan sumber daya untuk merancang dan menerapkan  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi”.
  3. Menerapkan aplikasi  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi ” beserta komponen standar yang dibutuhkannya.
  4. Membuat Kerangka Kerja (Framework) dan Peta Jalan (Roadmap)  yang dipilih, serta memberikan pendampingan untuk piloting implementasi  sebagai “Nilai dan Budaya Institusi ”. 
Langkah-langkah ini sesuai dengan rencana  yang disetujui oleh semua pemangku kepentingan, sebagai bagian Pengembangan Kapasitas Organisasi dan Institusi untuk menyongsong pengemangbangan SDM (Human Capital Develoment) sebagai modal utama institusi.

 

#ManajemenPembebas Implementasi Strategi: Kepemimpinan Strategis (Strategic Leadership)

Dalam makalahnya yang berjudul “KEPEMIMPINAN STRATEGIS DI ABAD XXI”,  Adi Sujatno, Bc.IP, SH, MH (Widyaiswara Utama Lemhannas R.I) menyebutkan bahwa kepemimpinan stategis  beresensi umum berkaitan dengan jenis teori kepemimpinan, konsep dan strategi kepemimpinan.   

Kepemimpinan lahir sebagai suatu konsekuensi logis dari perilaku dan budaya manusia yang terlahir sebagai individu yang memiliki ketergantungan sosial (zoon politicon) yang sangat tinggi dalam memenuhi berbagai kebutuhannya (homo sapiens). ABRAHAM MASLOW mengidentifikasi adanya 5 tingkat kebutuhan manusia :  1). kebutuhan biologis, 2). kebutuhan akan rasa aman, 3). kebutuhan untuk diterima dan dihormati orang lain, 4). kebutuhan untuk mempunyai citra yang baik, dan 5). kebutuhan untuk menunjukkan prestasi yang baik. 

Dalam upaya memenuhi kebutuhannya tersebut manusia kemudian menyusun organisasi dari yang terkecil sampai yang terbesar sebagai media pemenuhan kebutuhan serta menjaga berbagai kepentingannya. Bermula dari hanya sebuah kelompok, berkembang hingga menjadi suatu bangsa. 

Dalam bahasa Indonesia “pemimpin” sering disebut penghulu, pemuka, pelopor, pembina, panutan, pembimbing, pengurus, penggerak, ketua, kepala, penuntun, raja, tua-tua, dan sebagainya.

Istilah pemimpin, kepemimpinan, dan memimpin pada mulanya berasal dari kata dasar yang sama “pimpin”. Namun demikian ketiganya digunakan dalam konteks yang berbeda. Pemimpin adalah suatu peran dalam sistem tertentu; karenanya seseorang dalam peran formal belum tentu memiliki ketrampilan kepemimpinan dan belum tentu mampu memimpin. Adapun istilah Kepemimpinan pada dasarnya berhubungan dengan ketrampilan, kecakapan, dan tingkat pengaruh yang dimiliki seseorang; oleh sebab itu kepemimpinan bisa dimiliki oleh orang yang bukan “pemimpin”. Sedangkan istilah Memimpin digunakan dalam konteks hasil penggunaan peran seseorang berkaitan dengan kemampuannya mempengaruhi orang lain dengan berbagai cara.

“Sometimes, I think my most important job as a CEO is to listen for bad news. If you don’t act on it, your people will eventually stop bringing bad news to your attention and that is the beginning of the end.” – Bill Gates

Kajian mengenai kepemimpinan termasuk kajian yang multi dimensi, aneka teori telah dihasilkan dari kajian ini. Teori yang paling tua adalah The Trait Theory atau yang biasa disebut Teori Pembawaan. Teori ini berkembang pada tahun 1940-an dengan memusatkan pada karakteristik pribadi seorang pemimpin, meliputi : bakat-bakat pembawaan, ciri-ciri pemimpin, faktor fisik, kepribadian, kecerdasan, dan ketrampilan berkomunikasi. Tetapi pada akhirnya teori ini ditinggalkan, karena tidak banyak ciri konklusif yang dapat membedakan antara pemimpin dan bukan pemimpin.

“A real leader faces the music even when he doesn’t like the tune.” – Arnold H. Glassgow

Dengan surutnya minat pada Teori Pembawaan, muncul lagi Teori Perilaku, yang lebih dikenal dengan Behaviorist Theories. Teori ini lebih terfokus kepada tindakan-tindakan yang dilakukan pemimpin daripada memperhatikan atribut yang melekat pada diri seorang pemimpin. Dari teori inilah lahirnya konsep tentang Managerial Grid oleh ROBERT BLAKE dan HANE MOUTON. Dengan Managerial Grid mereka mencoba menjelaskan bahwa ada satu gaya kepemimpinan yang terbaik sebagai hasil kombinasi dua faktor, produksi dan orang, yaitu Manajemen Grid. Manajemen Grid merupakan satu dari empat gaya kepemimpinan yang lain, yaitu : Manajemen Tim, Manajemen Tengah jalan, Manajemen yang kurang, dan Manajemen Tugas.

“Be as careful as to the books you read as of the company you keep; for your habits and character will be as much influenced by the former as the latter.” – Poxton Hood

Pada masa berikutnya teori di atas dianggap tidak lagi relevan dengan sikon zaman. Timbullah pendekatan Situational Theory yang dikemukakan oleh HARSEY dan BLANCHARD. Mereka mengatakan bahwa pembawaan yang harus dimiliki seorang pemimpin adalah berbeda-beda, tergantung dari situasi yang sedang dihadapi. Pendekatan ini menjadi trend pada tahun 1950-an.

“There are no working hours for leaders.” – James Cardinal Gibbons

Teori yang paling kontemporer adalah teori Jalan Tujuan, Path-Goal Teory. Menurut teori ini nilai strategis dan efektivitas seorang pemimpin didasarkan pada kemampuannya dalam menimbulkan kepuasan dan motivasi para anggota dengan penerapan reward and punisment. 

 “A real leader faces the music even when he doesn’t like the tune.” – Arnold H. Glassgow

Perkembangan teori-teori di atas sesungguhnya adalah sebuah proses pencarian formulasi sistem kepemimpinan yang aktual dan tepat untuk diterapkan pada zamannya. Atau dengan kata lain sebuah upaya pencarian sistem kepemimpinan yang efektif dan strategis.

 

#ManajemenPembebas Implementasi Strategi: Struktur dan Kontrol Organisasi (Organizational Structure and Control)

Menurut Stephen P. Robbins dalam Organization Theory-Structure Designs and Applications (2005,4), organisasi adalah:
“A consciously coordinated social entity, with a relatively identifiable boundary, that functions on a relatively, continuous basis to achieve a common goal or set of goals”.
Definisi ini mirip definisi organisasi menurut Warren B.Brown dan Dennis J. Moberg dalam Organization Theory and Management-A Macro Approach (1995,6) :  
“Organizations are relatively permanent social entities characterized goal-oriented behavior. Specialization and structure”.
Jauh sebelumnya, Philip Selznick melihat organisasi lebih dari sudut formal dan mikro. Ia mengembangkan konsep organisasi dari:
”The arrangement of personnel for facilitating the accomplishment of some agreed purpose through the allocation of functions and responsibilities”.
Organisasi dapat juga diamati sebagai “living organism” seperti halnya manusia, dan sebagai produk proses pengkoordinasian (organizing). Sebagai “living organism” yang sudah ada, suatu organisasi merupakan output proses panjang dimasa lalu, sedangkan sebagai produk proses pengkoordinasian, organisasi adalah alat atau input bagi usaha mencapai tujuan.
Menurut Budi Paramita (2000) dalam mendirikan organisasi diperlukan kerangka/struktur  dan kontrol organisasi yang baik agar dapat dipakai untuk mencapai tujuan dengan memakai prinsip-prinsip organisasi antara lain :
  1. Perumusan tujuan yang jelas
  2. Pembagian tugas pekerjaan.
  3. Delegasi kekuasaan.
  4. Rentang kekuasaan
  5. Tingkatan tatanan jenjang
  6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
  7. Koordinasi
Fungsi dari kontrol organisasi yang berupa kontrol strategi dan keuangan/finasial menurut Hitt,Ireland&Hoskisson (2010) adalah :
  1. Sebagai pemandu dari kegunaan strategi.
  2. Menunjukkan bagaimana membandingkan hasil sebenarnya dengan yang diharapkan.
  3. Menyarankan langkah korektif yang harus diambil bilamana terjadi perbedaan dan tidak bisa diterima antara hasil  sebenarnya dengan yang diharapkan

#ManajemenPembebas Implementasi Strategi: Kepemerintahan Perusahaaan (Corporate Governance)

Kepemerintahan perusahaan (Corporate Governance) menurut Hitt,Ireland&Hoskisson (2005) adalah:
  1. Hubungan antara pemegang saham yang digunakan untuk menentukan dan mengendalikan arah strategis dan performasi dari organisasi.
  2. Menyangkut pembuatan keputusan strategis yang lebih efektif. 
  3. Digunakan untuk membuat tatanan    antara pemilik perusahaan dan manajer tingkat atas untuk menghindari konflik kepentingan. 
Secara konseptual pengertian kata baik (good) dalam istilah kepemerintahan perusahaan yang baik (good corporate governance) mengandung dua pemahaman, yaitu :
  1. Nilai yang menjunjung tinggi keinginan / kehendak pemegang saham, dan nilai-nilai yang dapat meningkatkan kemampuan pemegang saham dalam pencapaian tujuan.
  2. Aspek fungsional yang efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugasnya untuk mencapai tujuan tersebut.
Gambir Bhatta (1996) mengungkapkan pula bahwa unsur utama “governance” yaitu : 
  1. Akuntabilitas) (Accountability)
  2. Transparansi (Transparency)
  3. Keterbukaan (Opennes)
  4. Aturan Hukum (Rule of Law)
  5. Kompetensi Manajemen (Management Competence)
  6. Hak-hak Azasi Manusia (Human Right)

 

REZA HERAWAN 0607004: Implementasi COBIT Pada Kerja Praktek di ”PT. TRANSINDO JAYA KOMARA”

Pendahuluan

COBIT yaitu Control Objectives for Information and Related Technology yang merupakan audit sistem informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992.

  1. Business information requirements, terdiri dari : Information : effectiveness (efektif), efficiency (efisien), (keyakinan), integrity (integritas), availability (tersedia), (pemenuhan), reliability (dipercaya). 
  2. Confidentiality compliance  
  3. Information Technology Resource, terdiri dari : People, applications, technology, facilities, data. 
  4. High – Level IT Processes.

 

COBIT didasari oleh analisis dan harmonisasi dari standar teknologi informasi dan best practices yang ada, serta sesuai dengan prinsip governance yang diterima secara umum. COBIT berada pada level atas yang dikendalikan oleh kebutuhan bisnis, yang mencakupi seluruh aktifitas teknologi informasi, dan mengutamakan pada apa yang seharusnya dicapai dari pada bagaimana untuk mencapai tatakelola, manajemen dan kontrol yang efektif. COBIT Framework bergerak sebagai integrator dari praktik IT governance dan juga yang dipertimbangkan kepada petinggi manajemen atau manager; manajemen teknologi informasi dan bisnis; para ahli governance, asuransi dan keamanan; dan juga para ahli auditor teknologi informasi dan kontrol. COBIT Framework dibentuk agar dapat berjalan berdampingan dengan standar dan best practices yang lainnya.

 

Implementasi dari best practices harus konsisten dengan tatakelola dan kerangka kontrol Perusahaan, tepat dengan organisasi, dan terintegrasi dengan metode lain yang digunakan. Standar dan best practices bukan merupakan solusi yang selalu berhasil dan efektifitasnya tergantung dari bagaimana mereka diimplementasikan dan tetap diperbaharui. Best practices biasanya lebih berguna jika diterapkan sebagai kumpulan pinsip dan sebagai permulaan (starting point) dalam menentukan prosedur. Untuk mencapai keselarasan dari best practices terhadap kebutuhan bisnis, sangat disarankan agar menggunakan COBIT pada tingkatan teratas (highest level), menyediakan kontrol framework berdasarkan model proses teknologi informasi yang seharusnya cocok untuk perusahaan  secara umum.

 

COBIT FRAMEWORK

Kerangka kerja CobIT terdiri dari beberapa guidelines (arahan), yakni :

a.    Control Objectives

Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat tinggi (high level control objectives) yang tercermin dalam 4 domain, yaitu : planning & organization, acquisition & implementation, delivery & support, dan monitoring.

b.    Audit Guidelines

Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendali rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikan management assurance atau saran perbaikan.

 

 

c.    Management Guidelines

Berisi arahan baik secara umum maupun spesifik mengenai apa saja yang mesti dilakukan, seperti : apa saja indicator untuk suatu kinerja yang bagus, apa saja resiko yang timbul, dan lain-lain.

d.    Maturity Models

Untuk memetakan status maturity proses-proses IT (dalam skala 0 – 5).

 

Pengelolaan TI (Tata Kelola TI)

Teknologi informasi memiliki peranan penting bagi setiap perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi pada kegiatan bisnisnya, serta merupakan salah satu faktor dalam mencapai tujuan perusahaan. Peran TI akan optimal jika pengelolaan TI maksimal. Pengelolaan TI yang maksimal akan dilaksanakan dengan baik dengan menilai keselarasan antara penerapan TI dengan kebutuhan perusahaan sendiri.

Semua kegiatan yang dilakukan pasti memiliki resiko, begitu juga dengan pengelolaan TI. Pengelolaan TI yang baik pasti mengiidentifikasikan segala bentuk resiko dari penerapan TI dan penanganan dari resiko-resiko  yang akan dihadapi. Untuk itu perusahaan memerlukan adanya suatu penerapan yang harus dilakukan perusahaan, yakni menerapkan Tata Kelola TI (IT Governance).

 

PT. Transindo Jaya Komara 

KOPERASI LANGIT BIRU yang sebelumnya dikenal dengan PT. Transindo Jaya Komara (PT. TJK) dengan Akte Notaris H. Feby Rubein Hidayat SH No. AHU. 0006152.AH.01.09. Tahun 2011 adalah perusahaan konvensional yang sudah berdiri 2 tahun dan bergerak khusus mengelola daging sapi dan air  mineral.
Saat ini KOPERASI LANGIT BIRU telah memiliki 62 suplayer pemotongan dan pendistribusian daging sapi serta pusat pendistribusian air mineral SAFWA. Adalah Ustad Jaya Komara sebagai Direktur utama memiliki pengalaman 16 Tahun dalam pengelolaan daging sapi. Ustad yang selalu berpenampilan sederhana dan apa adanya ini memiliki visi misi besar untuk kesejahteraan bersama khususnya Umat Islam. Untuk mengembangkan usahanya ini Ustad jaya Komara pada awalnya hanya menggandeng masyarakat sekitar saja untuk ikut serta menikmati keuntungan hasil usaha daging sapinya.

Berawal dari pandanganya terhadap strata kehidupan masyarakat Indonesia dimana yang kaya makin kaya dan yang miskin tetap miskin. Maka tercetuslah ide kreatif untuk pengembangan usahanya dengan mengikutsertakan masyarakat pada umumnya. Pada awalnya hanya diadakan arisan daging untuk masyarakat sekitar saja, yang hasilnya dibagikan tiap lebaran haji baik berupa keuntungan berupa uang dan daging sapi itu sendiri, hal ini sudah dilakukan oleh ustad jaya komara sebelum KOPERASI LANGIT BIRU resmi berdiri.

 

Berkaitan dengan pertimbangan diatas, perlu adanya suatu metode untuk mengelola IT. Dalam hal ini, metode COBIT perlu diterapkan dalam pengelolaan perusahaan agar pengguna IT sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan kinerja yang efisien dan efektif serta mencegah atau meminimalisir adanya resiko terhadap penggunaan IT. Dalam hal ini saya mencoba merancang penerapan COBIT pada PT. Transindo Jaya Komara.

1.    Analisis Permasalahan

·         Pada PT. Transindo Jaya Komara sudah memiliki prosedur pengelolaan teknologi informasi yang dijalankan, tetapi faktanya prosedur tersebut tidak sepenuhnya dijalankan, sehingga user biasanya melakukan secara manual.

·         Mengetahui berbagai kendala dalam pengelolaan teknologi informasi yang dijalankan.

·         Perusahaan menginginkan adanya suatu evaluasi tata kelola teknologi informasi untuk peningkatan mutu perusahaan .

·         Pengolahan Data

PO 1 Merencanakan rencana strategis IT

Pada PT. Transindo Jaya Komara sudah mengetahui akan rencana strategis TI, meski kenyataannya pelaksanaannya sering diabaikan. Pendokumentasian belum terstruktur dengan jelas. Dan hanya diketahui oleh beberapa pegawai yang berkepentingan saja. Update dari rencana strategis TI merupakan respon dari permintaan pihak perusahaan dan juga berdasarkan perubahan kondisi yang ada. Keputusan-keputusan stategis yang diambil hanya berdasarkan pada masalah yang ada dalam proyek yang dilaksanakan, belum berdasarkan rencana strategis TI yang telah ditetapkan secara konsisten.

Tetapi pada perusahaan ini sudah adanya solusi TI yang dibuat untuk menghadapi masalah yang ada. Penyampaian kepada konsumen juga sudah dilakukan, hanya belum berjalan dengan maksimal. Penyampaian kepada konsumen dilakukan secara online, dengan website yang diberikan perusahaan.

Seperti adanya rencana strategis dalam pemanfataan TI pada perusahaan ini yakni :

·         Solusi menyeluruh untuk industri perdagangan dan investasi

·         Solusi TI menyeluruh dengan nilai yang luar biasa

·         Solusi TI menyeluruh dengan kompetensi yang tinggi

 

PO 2 Arsitektur Informasi

Belum semua instansi memiliki sistem informasi dan sistem informasi yang dikembangkan belum terintegrasi.

PO 3 Arah Teknologi

Teknologi yang digunakan belum begitu canggih karena sarana dan prasarana belum memadai.

PO 4 Organisasi TI dan hubungan

Sudah ada sebuah organisasi yang jelas dan secara khusus menangani bidang IT, tetapi belum bekerja secara maksimal.

 

PO 5 Investasi TI

Belum adanya rancangan anggaran TI yang menyeluruh.

Alokasi anggaran yang terbatas.

 

PO6 Komunikasi tujuan dan arah manajemen

Masih lemahnya koordinasi pembagian produk produk. Hal ini menyebabkan

koordinasi koperasi kurang efektif dan antrian yang semakin panjang.

 

PO 7 Manage SDM

Penempatan SDM yang tidak tepat dan pembagian tugas yang tidak jelas.

Pengelolaan sumber daya yang belum optimal baik di tingkat teknis operasional

maupun manajerial.

 

PO 8 Kesesuaian dengan external requirement

Kurangnya kesiapan dalam antisipasi (change of management) baik terhadap

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi maupun terhadap tuntutan

masyarakat (globalisasi).i TI menyeluruh untuk industri transportasi dan perjalan

PO 9 Menilai Resiko TI

Di PT. Transindo Jaya Komara sudah adanya  kebijakan akan manajemen resiko, karena sebagian besar pelaksanaan kegiatan bisnis di Departemen TI di perusahaan ini sudah memanfaatkan teknologi 100 %. Manajemen resiko dilakukan sesuai dengan proses yang telah ditentukan perusahaan, namun belum ada standart khusus untuk mengatur kebijakan manajemen resiko tersebut. Tetapi manajemen resiko pada perusahaan ini belum disosialisasikan kepada seluruh pegawai, jadi hanya pihak terkait atau manager yang mengaturnya dan menjalankannya. Apabila terjadi kesalahan manajer yang memberitahukan secara manual kepada pegawainya.

Proses kelonggaran/mitigasi yang diberikan terhadap resiko proyek, baik proyek baru atau lama semuanya diperiksa oleh manager, tetapi masih belum konsisten karena tidak adanya standart khusus untuk proses tersebut.

PO 10 Manajemen Proyek

Pada perusahaan ini, menajemen untuk proyek telah memenuhi kebutuhan user. User disini ialah pegawai, manager, pimpinan dan stakeholders lainnya. Namun, proses pedokumentasian belum berjalan dengan baik serta pengembangan dan penggunaan teknik juga belum dilaksanakan dengan baik. Serta aplikasi dari penerapan management proyek tergantung pada kebijakan dari manager.

PO 11 Manajemen kualitas

Kurangnya tenaga ahli yang mampu mengawasi kualitas TI dan rendahnya penghargaan terhadap SDM TI terampil mempengaruhi kualitas sistem dan pengembangan TI.

 

KESIMPULAN

Metode cobit perlu diterapkan pada PT Transindo Jaya Komara, hal ini berdasarkan atas kelemahan-kelemahan yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya. Dengan diterapkannya metode cobit diharapkan kinerja PT Transindo Jaya Komara dapat lebih baik dan terorganisir sehingga visi dan misi perusahaan dapat tercapai dan juga dapat memberikan kenyamanan dan keamanan bagi investor koperasi, pemegang saham dan pemerintah.

<iframe width=”600″ height=”400″ src=”http://www.youtube.com/embed/WxwXshM2v3Y” frameborder=”0″ allowfullscreen></iframe>

Ashry Yusti Nur Alini (06.08.026): Implementasi Cobit pada Koperasi Simpan Pinjam HANUKARYA Universitas Widyatama

Implementasi Cobit pada

Koperasi Simpan Pinjam HANUKARYA  

Universitas  Widyatama

  

NIM                    :           06.08.026

Nama                  :           Ashry Yusti Nur Alini

Mata Kuliah       :           Information Technology III

  

TEKNIK INFORMATIKA – FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS WIDYATAMA

BANDUNG


COBIT itu lebih kearah audit IT perusahaan secara keseluruhan didalam COBIT ini ada banyak control-control objektif yg harus disesuaikan dengan keadaan perusahaan saat ini , perusahaan yg mempunyai IT yg baik itu, apabila sebagian besar cotrol objektif pada COBIT telah dilaksanakan dengan baik di perusahaan tersebut, maka dari itu metode COBIT perlu diterapkan dalam pengelolaan perusahaan.

Pemanfaatan IT dalam dunia teknologi sudah sangat penting. IT memberi peluang terjadinya transformasi dan peningkatan produktifitas bisnis dalam internet. Penerapan IT membutuhkan biaya yang cukup besar dengan resiko kegagalan yang tidak kecil, yaitu bila terjadi gangguan pada IT yang dimiliki. Penerapan IT di dalam perusahaan dapat digunakan secara maksimal, untuk itu dibutuhkan pemahaman yang tepat mengenai konsep dasar dari sistem yang berlaku, teknologi yang dimanfaatkan, web yang digunakan dan pengelolaan serta pengembangan sistem IT yang dilakukan.

Era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus dapat mengatasi masalah dan perubahan yang terjadi secara cepat dan sesuai sasaran. Oleh karena itu, faktor yang harus diperhatikan tidak hanya berfokus pada pengelolaan informasi semata, melainkan juga harus fokus untuk menjaga dan meningkatkan mutu informasi perusahaan. Dalam konteks ini, informasi dapat dikatakan menjadi kunci untuk mendukung dan meningkatkan manajemen perusahaan agar semakin meningkat.

Salah satu metode pengelolaan teknologi informasi yang digunakan secara luas adalah IT governance yang terdapat pada COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology). COBIT dapat dikatakan sebagai kerangka kerja teknologi informasi yang dipublikasikan oleh ISACA (Information System Audit and Control Association). COBIT berfungsi mempertemukan semua bisnis kebutuhan kontrol dan isu-isu teknik. Di samping itu, COBIT juga dirancang agar dapat menjadi alat bantu yang dapat memecahkan permasalahan pada IT governance dalam memahami dan mengelola resiko serta keuntungan yang behubungan dengan sumber daya informasi perusahaan. 

Selain itu COBIT mencakup empat domain:
• Perencanaan dan Organisasi (PO)
• Pengadaan dan Implementasi (AI)
• Pengantaran dan Dukungan (DS)
• Monitoring dan Evaluasi (ME)

Dari gambaran metode COBIT tersebut dapat dilihat langkah pertama yang dapat diambil yaitu :

1.      Perencanaan dan Organisasi

Dalam perencanaan dan organisasi perusahaan ini sudah Mencakup strategi, taktik dan perhatian atas identifikasi bagaimana IT secara maksimal dapat berkontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis. Tetapi disini , startegis perlu direncanakan, dikomunikasikan, dan dikelola untuk berbagai perspektif yang berbeda. Disini sebuah pengorganisasian  serta infrastruktur teknologi sudah ditempatkan di tempat yang semestinya.

·         Rencana strategi TI

·         Mempromosikan Koperasi simpan pinjam Hanukarya serta meningkatkan eksistensi perusahaan tersebut di dunia luar.

·         Memudahkan user untuk mengetahui lebih jauh tentang profile koperasi simpan pinjam Hanukarya 

·         Arsitektur informasi

Aktifitas yang digunakan dalam perusahaan ini adalan pengembangan web pengembangan basis data, pemrograman, dan desain perangkat lunak. yang memberikan informasi tentang profile perusahaan

 ·         Arah teknologi

Teknologi yang digunakan belum secara online, karena perusahaan kurang memiliki sarana dan prasarana informasi sebagai media promosi.

 ·         Organisasi TI dan hubungan

Sudah ada sebuah bagian yang jelas dan secara khusus menangani bidang IT, tetapi belum bekerja secara maksimal.

 ·         Investasi TI

Hasil penetilitan ini dibuat banyak keuntungan yang didapatkan diantaranya dalam banyaknya user yang mengetahui tentang keberadaan koperasi simpan pinjam hanukarya

·         Komunikasi tujuan dan arah manajemen

Masih lemahnya media promosi perusahaan.

 ·         Penilaian resiko

Belum adanya manajemen resiko dan manajemen kualitas yang baku dalam pengembangan sistem pendukung perusahaan.

 ·         Manajemen proyek

o   Manajemen proyek telah dilakukan namun sudah optimal.

o   Perusahaan ikut serta dalam perencanaan proses implementasinya

 ·         Manajemen kualitas

Dalam pelaksanaanya metodologi yang digunakan untuk mengembangan sistem pengelolahan data ini dengan menggunakan metodologi waterfall


2.      Pengadaan dan Implementasi (AI)

Solusi IT sudah diidentifikasi dan dikembangkan serta diimplementasikan, namun belum diimplementasikan dan terintegrasi ke dalam proses bisnis, tetapi sudah ada perubahan serta pemeliharaan system yang mencakup di dalam domain ini. 

·         Identifikasi solusi automatisasi

o   Penerapan TI yang digunakan dsini menggunakan media internet

o   Sistem yang sudah dikembangkan sudah berjalan dengan baik. 

·         Pemeliharaan aplikasi perangkat lunak

Tidak terdapat alokasi anggaran yang memadai untuk pemeliharaan. Yang sering terjadi justru penggunaan perangkat lunak tidak maksimal.

·         Pemeliharaan infrastruktur teknologi

Infrasturktur teknologi yang digunakan telah dapat dipastikan kemampuanya dalam hal keamanan, kemudahan instalansi, perawatan dan perubahanya.

Dalam pelaksanaanya saya menggunakan open source agar tingkat keamananya lebih terjamin, dan dalam mengelola perawatan saya selalu melakukan backup data yang dilakukan sebulan sekali.

·         Mengembangkan dan memelihara prosedur

Disini perusahaan mengembangkan sitem dengan cara mengevaluasi pemenuhan kebutuhan pengguna dan review manajemen perusahaan. 

·         Instalasi sistem

Instalasi sistem masih dalam tahap pengembangan ke depan dan menyeluruh.

 

3.      Pengantaran dan Dukungan (DS)

Domain ini berfokus utama pada aspek penyampaian/pengiriman dari IT. Domain ini mencakup area-area seperti pengoperasian aplikasi-aplikasi dalam sistem IT dan hasilnya, serta proses dukungan yang memungkinkan pengoperasian sistem IT tersebut dengan efektif dan efisien. Proses dukungan ini termasuk isu/ masalah keamanan dan juga pelatihan. 

·         Mengatur kinerja dan kapasitas

Tidak terdapat standarisasi antara kapasitas dan aktualitas, potensi dan hasil kerja. 

·         Mengatur layanan pihak ke-3

Perusahaan ini pelayanannya hanya melalui telpon, tatap muka langsung dan system online.

·         Mengatur kinerja dan kapasitas

Tidak terdapat standarisasi antara kapasitas dan aktualitas, potensi dan hasil kerja.

 

Jabatan/bidang

Deskripsi Tugas umum

 

Rapat Anggota

Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Rapat ini diselenggarakan sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun. Dalam rapat anggota setiap anggota mempunyai satu suara yang tidak dapat diwakilkan

Pengawas

  Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi;

  Meneliti catatan dan pembukuan yang ada pada koperasi;

  Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

Ketua

Mengkoordinasi penyusunan rencana kerja dan anggaran masing-masing unit dalam rangka penyusunan rencana kerja tersebut kepada pengurus

Wakil Ketua

Tugas wakil ketua hampir sama dengan ketua dimana bersama – sama bertanggung jawab terhadap rapat anggota. Selain itu wakil ketua juga bisa menggantikan ketua apa bila ketua berhalangan hadir atau dalam keadaan sakit.

Sekretaris

Tugas sekretaris terhadap ketua meliputi mengorganisir rencana kegiatan, pengetikan, making call, menerima tamu, korespondensi, filling serta surat menyurat. Tugas terhadap bawahan yaitu memberikan bimbingan dan motivasi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik

Bendahara

• Menyimpan rencana kerja dan pola pelaksanaan dibidang tugas kebendaraan
• Mencari dana dan mengatur arus uang keluar masuk
• Membantu dan mengawasi pekerjaan ketua dalam hal penyelenggaraan administrasi keuangan koperasi

 

 

Kasir

Melayani pembayaran atas trasaksi pembelian barang.

·         Memastikan keamanan system

o   Belum adanya sistem yang menjamin keamanan data serta pengelolaan data yang belum optimal.

o   Tanggung jawab terhadap keamanan data dan transaksi yang tidak jelas, prosedur dan mekanisme pengamanan data yang minimalis dan sangat rentan terhadap serangan.

·         Identifikasi dan alokasi biaya/sumber daya

Alokasi anggaran yang tidak tepat sasaran, sangat terbatas. Alokasi anggaran pada masing-masing tingkat instansi sangat beragam.

·         Edukasi dan pelatihan pengguna

Tidak adanya regenersi SDM sehingga SDM yang handal masih sangat terbatas. Kalaupun ada SDM yang cukup terampil, namun penempatan dan posisinya tidak tepat sehingga tidak termanfaatkan kemampuannya secara optimal, serta rendahnya penghargaan terhadap kinerja sumber daya manusia yang terampil. Meskipun sudah ada usaha untuk mensosialisasikan rencana-rencana, Sosialisasi dari implementasi masih belum optimal sehingga nilai manfaat dari perkembangan masih belum dapat dirasakan.

·         Mengatur konfigurasi

Presentase penggunaan teknologi informasi di masing-masing instansi yang masih kurang serta tingkat utilitas dari implementasi belum optimal.

·         Mengatur masalah dan kejadian luar biasa

o   ID member masih dalam tahap perencanaan.

o   Belum terdapat rancangan dalam penanganan kejadian luar biasa termasuk pertanggung jawabannya.

·         Mengatur data

o   Data antara instansi belum terintegrasi.

o   Sudah menggunakan data storage yang memadai.

o   Manajemen back up data menggunakan komputerisasi.

·         Mengatur fasilitas

Perencanaan fasilitas dan pemeliharaan sudah dilaksanakan, namun masih belum optimal begitu juga pemanfaatan dan pemeliharaan fasilitas perusahaan tersebut.

·         Mengatur operasional

o   Tidak didukung dengan sistem yang jelas.

o   Peraturan yang ada masih bersifat umum dan multi tafsir.

 

4.      Monitoring dan Evaluasi

Menyelenggarakan audit TI yang dilakukan oleh pihak Independent untuk meningkatkan kepercayaan dan memastikan kesesuaian penerapan dan pengelolaan TI dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi